Procesos y Proyectos: dos lenguajes que todo líder debe dominar

En la gestión moderna, pocas distinciones son tan determinantes como la diferencia entre procesos y proyectos. Aunque ambos conceptos aparecen de forma reiterada en metodologías, normas internacionales y literatura de gestión, en la práctica muchas organizaciones los confunden o los gestionan de manera aislada. Ese error genera ineficiencias, retrabajo y ausencia de dirección estratégica.

Qué es un proceso según ISO

Para comprender con claridad, conviene partir de definiciones normativas. Según ISO 9000, un proceso es: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que transforman entradas en salidas.”

Esta definición implica que un proceso es:

• repetitivo,
• continuo en el tiempo,
• orientado a la estabilidad operacional,
• parte de una cadena de valor que debe sostenerse mientras la organización exista.

Un proceso no tiene fecha de terminación. Su propósito es aportar consistencia, eficiencia y control.

Qué es un proyecto según PMI

El Project Management Institute (PMI) define un proyecto como: “Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único.”. La temporalidad y la unicidad son esenciales.

Un proyecto:

• tiene inicio y fin definidos,
• introduce un cambio,
• corrige, transforma o crea algo que no existía antes,
• requiere gestión integrada de alcance, tiempo, costo y riesgo.

Mientras los procesos sostienen la operación, los proyectos impulsan la evolución. No compiten: se complementan.

Procesos y proyectos no compiten: se necesitan

Uno de los errores más frecuentes es operar procesos sin generar proyectos, o impulsar proyectos sin fortalecer procesos. La realidad es más simple y profunda:

Los procesos garantizan la operación.
Los proyectos garantizan el cambio y la mejora.

La calidad sostenible exige el dominio de ambos.

Mi experiencia liderando una organización técnica

Durante mi trabajo como líder de una organización responsable de normas, calidad e infraestructura técnica, pude comprobar que:

• Los procesos revelan información. Cuando se monitorean adecuadamente, muestran fallas, cuellos de botella, desviaciones e ineficiencias.
• Los proyectos dan respuesta. Cada hallazgo del proceso debe convertirse en un proyecto orientado a corregir, innovar o transformar.
• La madurez institucional surge cuando ambos se integran. Un proceso sin proyecto se estanca. Un proyecto que no actualiza un proceso se pierde.

Ese aprendizaje fue central: la organización avanza con más velocidad, estabilidad y coherencia cuando entiende que cada proceso genera oportunidades para un proyecto y que cada proyecto culmina en un proceso mejorado.

La integración como ciclo de mejora continua

La lógica puede visualizarse como un ciclo:

1. Los procesos identifican necesidades. A través de indicadores, auditorías, retroalimentación, medición de riesgos o análisis de brechas.
2. Los proyectos materializan la mejora. Se diseñan con recursos, tiempos definidos y responsables claros.
3. Los procesos se actualizan. Integran los resultados del proyecto, documentan cambios, ajustan controles y redefinen indicadores.
4. El ciclo vuelve a iniciar. Así se sostiene la mejora continua como mecanismo práctico, no teórico.

El error de liderazgo más común

Muchos líderes se enfocan únicamente en la operación, preservando procesos pero sin generar transformación. Otros se centran solo en ideas nuevas, sin integrarlas en una estructura que permita sostenerlas.

Ambas visiones son incompletas. Un liderazgo eficaz debe sostener la operación y, simultáneamente, impulsar el cambio.

Un líder que no trabaja en ambos frentes —procesos y proyectos— no construye resultados sostenibles. Administrar solo procesos es mantener el pasado. Dirigir solo proyectos genera cambios que no perduran. La calidad real nace de la articulación entre ambos.

 Conclusión

Hacia el final de su carrera, W. Edwards Deming expresó una idea que resume este equilibrio entre estabilidad y cambio:

“Sin una estructura, no existe mejora; sin mejora, la estructura no tiene sentido.”

Su mensaje sigue vigente. La calidad no se logra únicamente controlando lo que existe, ni únicamente innovando. Se logra integrando la estabilidad de los procesos con la capacidad de transformación de los proyectos.

Procesos y proyectos no son mundos paralelos. Son los dos lenguajes que un líder debe dominar para construir capacidades duraderas, generar confianza y asegurar que la organización mantenga vivo su propósito esencial: mejorar continuamente.