Procesos y Proyectos: dos lenguajes que todo líder debe dominar

En la gestión moderna, pocas distinciones son tan determinantes como la diferencia entre procesos y proyectos. Aunque ambos conceptos aparecen de forma reiterada en metodologías, normas internacionales y literatura de gestión, en la práctica muchas organizaciones los confunden o los gestionan de manera aislada. Ese error genera ineficiencias, retrabajo y ausencia de dirección estratégica.

Qué es un proceso según ISO

Para comprender con claridad, conviene partir de definiciones normativas. Según ISO 9000, un proceso es: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que transforman entradas en salidas.”

Esta definición implica que un proceso es:

• repetitivo,
• continuo en el tiempo,
• orientado a la estabilidad operacional,
• parte de una cadena de valor que debe sostenerse mientras la organización exista.

Un proceso no tiene fecha de terminación. Su propósito es aportar consistencia, eficiencia y control.

Qué es un proyecto según PMI

El Project Management Institute (PMI) define un proyecto como: “Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único.”. La temporalidad y la unicidad son esenciales.

Un proyecto:

• tiene inicio y fin definidos,
• introduce un cambio,
• corrige, transforma o crea algo que no existía antes,
• requiere gestión integrada de alcance, tiempo, costo y riesgo.

Mientras los procesos sostienen la operación, los proyectos impulsan la evolución. No compiten: se complementan.

Procesos y proyectos no compiten: se necesitan

Uno de los errores más frecuentes es operar procesos sin generar proyectos, o impulsar proyectos sin fortalecer procesos. La realidad es más simple y profunda:

Los procesos garantizan la operación.
Los proyectos garantizan el cambio y la mejora.

La calidad sostenible exige el dominio de ambos.

Mi experiencia liderando una organización técnica

Durante mi trabajo como líder de una organización responsable de normas, calidad e infraestructura técnica, pude comprobar que:

• Los procesos revelan información. Cuando se monitorean adecuadamente, muestran fallas, cuellos de botella, desviaciones e ineficiencias.
• Los proyectos dan respuesta. Cada hallazgo del proceso debe convertirse en un proyecto orientado a corregir, innovar o transformar.
• La madurez institucional surge cuando ambos se integran. Un proceso sin proyecto se estanca. Un proyecto que no actualiza un proceso se pierde.

Ese aprendizaje fue central: la organización avanza con más velocidad, estabilidad y coherencia cuando entiende que cada proceso genera oportunidades para un proyecto y que cada proyecto culmina en un proceso mejorado.

La integración como ciclo de mejora continua

La lógica puede visualizarse como un ciclo:

1. Los procesos identifican necesidades. A través de indicadores, auditorías, retroalimentación, medición de riesgos o análisis de brechas.
2. Los proyectos materializan la mejora. Se diseñan con recursos, tiempos definidos y responsables claros.
3. Los procesos se actualizan. Integran los resultados del proyecto, documentan cambios, ajustan controles y redefinen indicadores.
4. El ciclo vuelve a iniciar. Así se sostiene la mejora continua como mecanismo práctico, no teórico.

El error de liderazgo más común

Muchos líderes se enfocan únicamente en la operación, preservando procesos pero sin generar transformación. Otros se centran solo en ideas nuevas, sin integrarlas en una estructura que permita sostenerlas.

Ambas visiones son incompletas. Un liderazgo eficaz debe sostener la operación y, simultáneamente, impulsar el cambio.

Un líder que no trabaja en ambos frentes —procesos y proyectos— no construye resultados sostenibles. Administrar solo procesos es mantener el pasado. Dirigir solo proyectos genera cambios que no perduran. La calidad real nace de la articulación entre ambos.

 Conclusión

Hacia el final de su carrera, W. Edwards Deming expresó una idea que resume este equilibrio entre estabilidad y cambio:

“Sin una estructura, no existe mejora; sin mejora, la estructura no tiene sentido.”

Su mensaje sigue vigente. La calidad no se logra únicamente controlando lo que existe, ni únicamente innovando. Se logra integrando la estabilidad de los procesos con la capacidad de transformación de los proyectos.

Procesos y proyectos no son mundos paralelos. Son los dos lenguajes que un líder debe dominar para construir capacidades duraderas, generar confianza y asegurar que la organización mantenga vivo su propósito esencial: mejorar continuamente.

 

LA CALIDAD MAS ALLA DEL PRODUCTO, SIRVIENDO PERSONAS

En su blog  “ A view from the Q”,  Paul Borawski, CEO de la ASQ nos hace reflexionar sobre las conclusiones de un artículo sobre los Desafíos 2012 para los Directivos de Empresas, en el cual se afirma:

  

"Para algunas organizaciones, la calidad sigue siendo simplemente un conjunto de herramientas y técnicas asociadas con el control de calidad. Para otros, la calidad se ha convertido en un socio estratégico, alineado con el modelo de negocio y la ejecución de la estrategia de negocio. "

Dentro de ese contexto, Paul nos pregunta: Qué resultados hemos logrado en llevar  la Calidad más allá del producto?

Miremos esta pregunta bajo dos perspectivas:

-                     En primer lugar un producto es el resultado de un proceso, y los procesos son gestionados por personas, es decir que si queremos lograr calidad en los productos debemos en primer lugar trabajar en la calidad de las personas. Peter Drucker lo decía claramente: “Las empresas son construidas o derrumbadas por la calidad de su gente”.

-                     Todo producto tiene un componente muy importante, que es el servicio, y este solo puede ser entregado por personas, por ello cuando ponemos énfasis en este componente podemos obtener una ventaja estratégica. Ya sea que estemos vendiendo herramientas, o vendiendo una habitación de un hotel siempre hay un componente intangible que es el servicio.

La verdadera calidad por lo tanto se alcanza cuando tenemos gente motivada para servir a otras personas con lo mejor de sus conocimientos y experiencia.

Con lo anterior en mente, y pensando en la pregunta de Paul Borawski, mi principal rol como consultor y el más difícil ha sido el llevar los conceptos de calidad a los actores que generan la calidad.

El manejar técnicas y conceptos estadísticos es muy importante, pero si no se logra el compromiso de la gente los resultados son muy pobres o de corto plazo.

Cuando analizamos los principios de gestión que se encuentran en la norma ISO 9000, vemos que ellos se enfocan a lograr el compromiso de la gente, si no se entienden y adoptan principios en primer lugar es muy difícil implementar cualquier metodología, así:

a) Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto todos en la organización deberían esforzarse en exceder sus expectativas.

b) Liderazgo:  Que implica un compromiso hacia las personas que hacen la calidad y a las que reciben la calidad. 

c) Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.

d) Enfoque basado en procesos: Los procesos son resultados de la gente que gestiona de la mejor manera los recursos cuando esta comprometida para ello.

e) Enfoque de sistema para la gestión: Todo esta enlazado de principio a fin, y con las personas formando un sistema, que contribuye a la eficacia y eficiencia.

f) Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la organización solo se logra con el compromiso de la gente.

g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones eficaces se basan en el análisis delos datos y la información. Esta información es gestionada por personas.

h) Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una organización y sus proveedores son interdependientes, y debemos llevar la calidad a las personas que forman las organizaciones de nuestros proveedores.

 

Cuando tenemos un enfoque de esta manera y centramos nuestra estrategia en las personas, podemos garantizar el crecimiento de las organizaciones e innovación permanente, la empresa generará una marca y reputación en un mercado global.

Por ello el producto de Calidad (la cual es medida por el cliente) solo se puede dar como resultado de centrarnos en desarrollar seres humanos de calidad en nuestras organizaciones.

César Díaz Guevara

Cómo vender la Calidad?

En su blog  “ A viewfrom the Q”,  Paul Borawski, CEO de la ASQ nos hace una pregunta:

¿Cómo puedo convencer a los alta gerencia que la Calidad es importante y una estrategia esencial para lograr la supervivencia de las organizaciones?

 

Como bien lo indica Paul esa es una pregunta que ha estado presente en el mundo empresarial desde hace más  de 70 años. Recuerdo la vida de Deming y el hecho de que tuvo que pasar mucho tiempo para que sea reconocido en su propio país, y que las empresas tomaran sus ideas en serio. Pero Deming hasta el final de sus días siempre tuvo clara la misión en la vida: Promover la Calidad.

Definamos algunas estrategias fruto de mi propia experiencia, que podrían ser útiles para generar las propias, ya que lo que da resultado con un cliente no necesariamente da resultado en otro entorno.

Desarrollemos algunas ideas:

11.  Para vender Calidad, se debe ser un completo convencido de que esta es necesaria en todas las facetas de la vida humana, empezando desde las cosas pequeñas de la cotidianidad, en las empresas y en la Calidad ampliada que nos llevan a buscar una sociedad mejor. Si se quiere tener éxito en esta venta se debe “amar la Calidad” y tener un entusiasmo permanente que mira los obstáculos en el proceso como necesarios, pero que nunca deja de intentar convencer a los clientes. Que  no siente que vende, sino que ayuda a los demás a mejorar sus resultados. Esta pasión interna se debe comunicar y motivar en todas los sitios donde podamos llevar ese mensaje.

2.  Se debe estudiar permanentemente la Calidad tanto en su filosofía como en su metodología y nunca sentirse que se sabe lo suficiente. Esa mente de principiante lleva a desarrollar el “conocimiento profundo” del cual nos hablaba E. Deming.

3.     Se debe hablar el idioma de la Gerencia, esto es entender el impacto que tiene la calidad en los resultados, ya sea incrementando la eficacia organizacional (apoyo en la consecución de los objetivos) o la eficiencia (mejor uso de los recursos). Esto implica hablar con datos y evidencias de los resultados reales que se pueden obtener.

4.      Se debe tener una estrategia para vender la Calidad a los niveles adecuados, y ver a esa “venta” como un proceso con múltiples clientes. Primero se debe vender a la alta Gerencia, luego a la Gerencia media, y luego a cada nivel de la empresa. Esa venta debe ser tanto de la filosofía como la metodología y se la debe hacer con educación permanente. La venta a la Gerencia es difícil se necesita refuerzo permanente, ya que todos los procesos se erosionan.

5.     Es importante llegar al corazón de la empresa y por ello  trabajar con valores es vital. Luego del convencimiento con “datos” se debe lograr que se llegue  a “amar” la Calidad, es la única manera de sostener el proceso, ya que eso hace que siempre se busque el mejoramiento como forma de vida.

6.     Se debe motivar para que los mismos Gerentes convenzan a otros Gerentes de la necesidad de la Calidad, esa es la mejor forma de venta. Al dar el ejemplo y hablar sobre el tema empiezan a tener un convencimiento de adentro hacia fuera.

7.     Tenemos que aprender a convencer, a persuadir y a siempre tener acciones creativas poniendo el lado emocional de nuestro lado.

La Calidad es algo muy importante en la vida de las personas y las empresas, pero como no sienten la urgencia de adoptarla, se demoran en hacerlo… la pregunta es Cómo creo un sentido de urgencia hacia la misma?

Un punto importante de reflexión es que cuando queremos vender la Calidad enfocándonos solo en el lado económico, en el largo plazo será contraproducente, ya que no habrá compromiso basado en la pasión hacia la misma, y con el tiempo puede ser que la Calidad disminuya.

El vender la Calidad es un proceso permanente y que se verá a lo largo de nuestras vidas… el éxito en esa venta llegará cuando deba llegar y en función de nuestra constancia y deseo permanente de alcanzar lo resultados.

Recordemos que un síntoma de demencia es  hacer lo mismo y esperar que las cosas cambien, por ello si de la manera que hemos estado “vendiendo” la Calidad no ha funcionado es tiempo de buscar las mejores prácticas e innovar de este proceso.

Una reflexión final, leyendo el Código de Etica de la ASQ, creo que esa debería ser el punto inicial y final de la venta de cualquier proceso de Calidad.:

-       Ser honestos e imparciales en su manera de servir al público, sus empleados, y clientes

-       Luchar por incrementar la competencia y prestigio de la profesión de calidad, y

-       Utilizar su conocimiento y habilidad para el desarrollo de la humanidad.

César Díaz